Planul de afaceri - cuprins
Ce contine un plan de afaceri?
Iata o intrebare necesara, dar pe care intreprinzatorii mici si mijlocii o pun foarte rar. Cuprinsul unui plan de afaceri este compus din patru sectiuni distincte:
1) descrierea afacerii,
2) planul de marketing,
3) planul managerial,
4) planul de management financiar.
Anexele planului de afaceri trebuie sa contina un rezumat al afacerii, documentele anexe si predictiile financiare.
Descrierea afacerii
In aceasta sectiune trebuie sa faci o descriere detaliata a afacerii tale. O intrebare care merita pusa este: ce afacere am eu? Cand raspunzi la aceasta intrebare, nu uita sa incluzi produsul, piata si serviciile, dar si o descriere clara a ceea ce face afacerea ta unica (unique selling point). E bine de stiut totusi ca, pe masura ce vei dezvolta planul de afaceri, probabil va trebui sa modifici sau sa transformi intrebarile initiale.
Sectiunea dedicata descrierii afacerii este impartita in trei subdiviziuni. Prima dintre ele este descrierea propriu-zisa a afacerii, cea de-a doua descrie produsul sau servicul pe care ai de gand sa-l oferi, iar cea de-a treia descrie localizarea afacerii tale si de ce aceasta este necesara.
A. Descrierea afacerii
· Forma legala a afacerii: proprietate, parteneriat, corporatie. Licentele si permisele de care ai nevoie;
· Tipul afacerii: comert, productie, serviciu;
· Ce este produsul sau serviciul tau;
· Precizeaza daca este o afacere noua, independenta, o achizitie, o extindere, o franciza;
· De ce va fi profitabila afacerea ta? Care sunt oportunitatile de dezvoltare? Va influenta franciza ritmul de crestere?
· Cand va fi lansata propriu-zis afacerea (ziua, ora);
· Ce ai aflat despre tipul de afacere in care te lansezi din surse externe (distribuitori, bancheri, publicatii de specialitate, etc.)
Coperta include numele, adresa, numerele de telefon si numele tuturor actionarilor. Nu uita sa evidentiezi aspectul de unicitate (unique selling point) al afacerii tale, de ce si in ce fel va atrage consumatorii. Pune in valoare orice idee sau caracteristica noua care ar putea sa iti mareasca sansele de succes.
Descrierea afacerii trebuie sa evidentieze clar scopurile si obiectivele afacerii si sa arate de ce esti sau vrei sa fii in aceasta afacere.
Produsul/serviciul
Incearca sa prezinti beneficiile produsului sau serviciului oferit de tine din perspectiva consumatorului. Un antreprenor de succes stie ce vrea consumatorul sau cel putin are o idee despre asteptarile sale. Acest tip de anticipare ajuta foarte mult la atingerea satisfactiei clientului si la formarea loialitatii acestuia, si in mod sigur este o strategie buna de a depasi concurenta sau chiar de a o inlatura.
Descrie:
· Ceea ce vinzi;
· Ce beneficii aduce consumatorului;
· Ce produse sunt cerute si daca ele vor garanta vanzari constante;
· Ce aduce diferit produsul sau serviciul oferit de tine.
Locatia
Succesul sau esecul afacerii tale depinde foarte mult de locatia ei. Trebuie sa fii aproape de consumatori: acestia sa aiba simtul accesibilitatii si al sigurantei. Ia in considerare urmatoarele intrebari atunci cand scrii aceasta sectiune:
· Care sunt nevoile locatiei?
· De cat spatiu ai nevoie?
· De ce sunt de dorit zona si cladirea respectiva?
· Este usor accesibila? Se afla într-o zona cu transport in comun? Iluminarea stradala este adecvata?
· Exista segmente de piata sau demografice de interes?
Planul de marketing
Marketingul joaca un rol vital in investitiile de succes. Cat de bine faci marketingul pentru produsul tau va determina succesul afacerii. Elementul cheie al unui plan de marketing de succes este buna cunoastere a nevoilor, dorintelor si asteptarilor clientilor. Identificind acesti factori, poti realiza o strategie de marketing care iti va permite sa trezesti si sa satisfaci nevoile clientilor tai. Identifica-ti clientii in functie de varsta, sex, venit, nivel educational, rezidenta. La inceput, concentreaza-te asupra acelor clienti care aproape sigur se vor indrepta spre produsul tau. O data cu extinderea numarului de clienti, va trebui sa modifici si planul de marketing, pentru a-i include si pe ceilalati.
Construieste planul de afaceri raspunzind la urmatoarele intrebari:
· Cine sunt clientii tai? Defineste-ti piata vizata.
· Piata pe care vei intra este in crestere? Constanta? In declin?
· Poate fi extinsa piata?
· Cum iti vei atrage, mentine si creste cota de piata?
· Care este politica de preturi?
Concurenta
Competitia este un mod de viata. Suntem intr-o continua competitie pentru joburi, promovari, burse, in sport si, practic, in fiecare aspect al vietii. Natiunile sunt in competitie pentru a castiga consumatorul de pe piata mondiala; la fel si proprietarii de intreprinderi mici si mijlocii. Mediul de afaceri este un mediu volatil si inalt competitiv, de aceea pentru a avea succes, trebuie sa iti cunosti foarte bine concurenta.
· Care sunt primii tai cinci concurenti?
· Cine sunt concurentii tai indirecti?
· Cum sunt afacerile lor: constante, in crestere, in declin?
· Ce ai aflat din activitatile lor? Din publicitatea pe care si-o fac?
· Care sunt punctele lor tari si cele slabe?
· Prin ce difera produsul tau de al lor?
Monitorizeaza-ti competitorii. Pastreaza dosare separate pentru fiecare in parte: reclame, materiale promotionale, politica de preturi. Studiaza sloganele lor. Sunt scurte, descriptive, atragatoare? Facand toate acestea te va ajuta sa iti cunosti mai bine concurentii.
Politica de pret si vanzari
Politica de pret este o alta tehnica de marketing care te ajuta sa fi competitiv pe piata. Studiaza politica de pret a concurentilor tai si vei stii daca preturile tale se incadreaza in aceasi linie cu a concurentilor din zona ta de piata si daca ei sunt la curent cu uzantele industriei.
Cateva din strategiile de pret sunt:
· costurile si preturile la vanzarea en-detail;
· pozitia competitiva;
· preturi sub cele ale concurentei;
· preturi peste cele ale concurentei;
· preturi aliniate;
· preturi multiple;
· costurile si preturile serviciilor (doar pentru afacerile cu servicii);
· componenta serviciului
· costurile materiale;
· costurile de productie;
· costurile de regie.
Cheia succesului este sa ai o strategie bine planificata, sa-ti stabilesti politica si sa monitorizezi constant costurile preturilor si operatiilor pentru a-ti asigura profitul.
Publicitatea si relatiile publice
Felul in care iti promovezi bunurile si serviciile poate duce la ridicarea sau la distrugerea afacerii tale. Avand produse sau servicii bune fara a le promova este ca si cand nu ai avea nici un fel de afacere. Multi antreprenori lucreaza sub influenta ideii gresite ca afacerea se promoveaza de la sine si directioneaza banii care ar trebui folositi pentru publicitate si promovare in alte arii de activitate.
Publicitatea si promovarea constituie linia vietii pentru o afacere si trebuie tratate ca atare.
Sa creezi unui plan care sa utilizeze publicitatea si networkingul (retele electronice de lucru, liste de discutii prin e-mail) inseamna sa-ti promovezi afacerea. Dezvolta un text scurt si descriptiv care sa identifice clar marfurile si serviciile tale, localizarea si preturile.
Planul managerial
Conducera unei afaceri cere mai mult decat dorinta de a fi propriul tau sef. Necesita dedicatie, perseverenta, abilitatea de a lua decizii si abilitatea de a te descurca atat cu angajatii cat si cu finantele. Planul managerial (alaturi de planul de management financiar si planul de marketing) pune bazele succesului pentru afacerea ta.
La fel ca si mijloacele fixe si echipamentele, oamenii sunt resurse - ei sunt cel mai important bun al unei afaceri. Vei descoperi ca angajatii si echipa ta joaca un rol important in toate operatiile afacerii tale. In mod consecvent, este obligatoriu sa stii care sunt calitatile pe care le ai si cele pe care nu le ai, de vreme ce va trebui sa angajezi personal pentru a suplini lipsurile tale. De asemenea, este obligatoriu ca tu sa stii cum sa-ti conduci si sa-ti tratezi angajatii. Integreaza-i in echipa. Tine-i la curent cu schimbarile si cere-le mereu parerea despre acestea.
Angajatii au adesea idei excelente care pot duce la acoperirea unor noi segmente de piata, la perfectionari ale produselor si serviciilor deja existente sau la noi linii de produse si servicii care pot sa imbunatateasca laturile mai putin competitive.
Planul tau managerial trebuie sa raspunda la anumite intrebari, cum ar fi:
· Cum te ajuta experienta ta antreprenoriala in noua afacere?
· Care iti sunt slabiciunile si cum poti sa le compensezi?
· Cine va face parte din echipa manageriala?
· Care sunt punctele tari si cele slabe ale echipei manageriale?
· Care sunt indatoririle acesteia?
· Sunt bine definite aceste indatoriri?
· Va functiona aceasta asistenta?
· Care este necesarul curent de personal?
· Care sunt planurile tale pentru angajarea si instruirea personalului?
· Ce salarii, beneficii, concedii vei oferi?
· Ce beneficii, in cazul in care exista, iti poti permite in acest moment?
Planul de management financiar (nu in ultimul rand...)
Managementul financiar solid este una dintre cele mai bune cai pentru ca afacerea ta sa ramana profitabila si solvabila. Fiecare pas facut cu succes in lumea afacerilor depinde de cat de bine vei putea conduce afacerea din punct de vedere financiar. In fiecare an mii de afaceri cu un potential ridicat de succes dau faliment din cauza managementului financiar prost.
Ca proprietar al unei afaceri, va trebui sa identifici si sa implementezi politici care sa conduca si sa asigure indeplinirea obligatiilor financiare ce-ti revin. Pentru a-ti conduce finantele cat mai bine, planifica-ti un buget realist prin determinarea sumei de bani care iti este necesara pentru deschiderea afacerii (costurile de start) si a sumei necesare pentru a o pastra (costuri de operare).
Primul pas pentru crearea unui plan financiar il constituie dezvoltarea bugetului de start. Bugetul de start include acele costuri care sunt necesare o singura data, cum ar fi echipamentele, depozitele utilitatilor, etc.
Bugetul de start trebuie sa acopere urmatoarele cheltuieli:
· Personal (costuri de angajare),
· Taxe legale si profesionale,
· Licente si permise,
· Echipament,
· Asigurari,
· Aprovizionare,
· Publicitate si promovare,
· Salarii si prime,
· Contabilitate,
· Venituri,
· Utilitati,
· Cheltuieli neprevazute.
Un buget operational este pregatit in momentul in care esti cu adevarat gata sa-ti incepi afacerea. Bugetul operational va reflecta prioritatile de cheltuire a banilor, costurile la care te astepti si cum esti pregatit sa faci fata acestor cheltuieli. Bugetul operational trebuie sa includa de asemenea si banii care vor acoperi primele trei sau sase luni de operare. El trebuie sa permita urmatoarele cheltuieli:
· Personal,
· Asigurari,
· Chirie,
· Depreciere,
· Plata imprumuturilor,
· Publicitate si promovare,
· Contabilitate,
· Cheltuieli neprevazute,
· Salarii si prime,
· Utilitati,
· Datorii / subscriptii / onorarii,
· Taxe,
· Reparatii.
Sectiunea financiara a planului tau de afaceri trebuie sa cuprinda toate cererile de imprumut pe care le-ai facut, lista cu echipamente si provizii, balanta contabila, analiza financiara, proiectia veniturilor reale (profitul si pierderile prevazute) si cash-flow-ul. Declaratia de venit si previzionare de numerar trebuie sa includa o previziune pe trei ani, detaliata pe luni pentru primul an si pe trimestre pentru urmatorii doi ani.
Sistemul de contabilitate si sistemul de control al inventarului pe care le vei folosi sunt incluse de obicei tot in aceasta sectiune a planului de afaceri. Chiar daca iti dezvolti singur sistemele de inventar si de contabilitate, consulta un specialist in finante, pentru a intelege fiecare segment si operarea acestora. Un specialist in finante te poate asista la dezvoltarea acestei parti a planului de afaceri.
Intrebarile pe care trebuie sa le iei in considerare sunt:
· Ce tip de sistem de contabilitate vei folosi?
· Ce scopuri de vanzari si profituri iti doresti in urmatorul an?
· Ce proiectii financiare va trebui sa incluzi in planul tau de afaceri?
· Ce sistem de inventar vei folosi?
Planul tau trebuie sa includa explicatia fiecarui proiect in parte. Cu exceptia cazului in care esti familiarizat cu termenii financiari, cauta ajutor pentru realizarea cash flow-lui, a declaratiei de venit si a balantei. Scopul tau nu este sa devii un expert in finante, ci sa intelegi instrumentele financiare destul de bine pentru a le face folositoare. Contabilul sau specialistul tau in finante te poate ajuta sa-ti atingi scopul.
Anexe
Concepe si redacteaza un rezumat scurt si concis al afacerii tale, anezeaza documentele oficiale, datele de identificare, predictiile financiare si planul tau de afaceri e bun de prezentat finantatorilor.
Marketing
Sa cunosti foarte bine jocul nu este suficient. Terenul de joc, competitorii, spectatorii, toate aceste sunt la fel de importante.
De aceea, marketingul trebuie sa fie pentru tine o preocupare de baza ca viitor antreprenor.
Pentru a avea o politica de marketing eficienta trebuie sa cunosti foarte bine clientul si nevoile lui. Astfel vei gasi cele mai bune cai de a-l multumi.
Ca sa ramai pe piata trebuie sa iti cunosti concurenta. Astfel vei putea mereu sa aduci ceva in plus, ceva diferit, in "lupta" pentru castigarea clientului.
Afla aici despre marketingul unui IMM.
Marketing pentru IMM
Ce este marketingul?
Sunt multe definitii date marketingului, dar una dintre ele este cea mai potrivita pentru contextul de fata.
Marketingul este procesul de identificare, anticipare si satisfacere a cerintelor clientului intr-un mod profitabil pentru ambele parti.
Mai multi autori impartasesc acest punct de vedere, care pune in centrul atentiei satisfactia clientului si profitul. De luat in seama ca in acest context profitul nu este privit in sensul sau strict contabil, ci desemneaza beneficiile, satisfactia ambelor parti: clientul si organizatia.
Filosofia, conceptul care sta la baza marketingului consta in atingerea scopurilor oragnizatiei prin intimpinarea nevoilor clientului, satisfacerea lor mai bine decit competitorii tai.
Peter Druker, un autor de exceptie in gandirea economica a secolului al XX-lea, spunea la un moment dat: "exista un singur mod in care putem defini scopul organizatiei - crearea clientului. Daca produsul oferit de organizatie nu are nici macar un client, atunci nu exista nici un motiv pentru a-si continua existenta".
O introducere
Managerii de intreprinderi mici si mijlocii trebuie sa inteleaga foarte bine nevoia de a-si dezvolta planuri de marketing pentru produsele si serviciile pe care le ofera. Succesul pe termen lung al unei afaceri consta in mentinerea unui numar constant de clienti satisfacuti si in continua crestere a acestui numar. Programele moderne de marketing ii indeamna pe manageri sa-si concentreze atentia inspre identificarea, satisfacerea si urmarirea continua a nevoilor clientilor.
Conceptul de marketing
Conceptul de marketing depinde de atentia pe care fiecare firma o acorda clientului. Toate politicile si activitatile companiilor trebuie sa fie indreptate inspre satisfacerea nevoilor clientului si inspre o politica de vinzari profitabile pe termen lung si nu inspre una maxima, pe termen scurt, cu potentiale efecte negative in viitor. Pentru a folosi conceptul de marketing, un IMM trebuie:
1) sa determine nevoile clientilor (cercetare de marketing);
2) sa-si dezvolte avantajele competitive (strategie de marketing);
3) sa selcteze piata specifica pe care urmeaza sa activeze (marketing targetat);
4) sa determine modul in care va satisface nevoile clientului (mixul de marketing);
5) sa analizeze cit de bine a satisfacut nevoile clientului (evaluarea marketingului).
Cercetarea de marketing
Scopul cercetarii in marketing este de a afla cine sunt clientii, ce vor ei, unde si cind prefera sa cumpere. Cercetarea de marketing se poate axa de asemenea pe rezolvarea unor probleme, cum ar fi extinderea pe piata pentru a acoperi cererile clientilor.
Cercetarea mai cuprinde si identificarea acelor tendinte ale pietei care pot afecta vinzarile si profitul. Cercetarea de marketing iti ofera mult mai multa informatie decit la nivelul cunoasterii obisnuite. Foloseste informatia pentru a determina, de exemplu, cota ta de piata, eficienta politicii de promovare, reactiile la produsele si serviciile tale.
Marile companii angajeaza profesionisti pentru a face cercetare de marketing. Intreprinzatorii mici si mijlocii insa sunt mult mai aproape de clienti, afla mai repede nevoile, dorintele si obisnuintele lor. Cercetarea de marketing trebuie sa investigheze patru aspecte: clientul, nevoile lui, competitia si tendintele pietei.
Mixul de marketing
Mixul de marketing este oferta de ansamblu a organizatiei pentru client. Mixul de marketing de baza este adesea numit "cei 4 P": Produs, Plasament (distributie), Pret, Promovare. Acestea sunt elementele de baza din armura marketerului, care, folosite cu indeminare, vor pozitiona organizatia in fruntea concurentei.
Din punctul de vedere al consumatorului "cei 4P" se transforma in "cei 4C":
Valoarea produsului pentru Consumator;
Costul de partea consumatorului;
Convenienta pentru consumator, din punct de vedere al plasamentului produsului;
Comunicarea in doua directii, nu doar promovarea.
Marketingul pentru servicii
Marketingul pentru servicii se confrunta cu probleme aparte, datorita caracteristicilor specifice:
Intangibilitate - serviciile nu pot fi atinse, "simtite", ele sunt o experienta;
Inseparabilitatea - productia, distributia si consumarea se desfasoara simultan; cei care produc serviciul contacteaza direct consumatorul;
Variabilitatea - calitatea este variabila, consumatorul tinzind sa masoare calitatea prin pret;
Riscuri - credibilitatea serviciului este mai greu de transmis consumatorului.
Pentru a rezolva problemele specifice ale marketingului serviciilor, specialistii au mai adaugat alti "3 P":
Personalul - selectia personalului, motivarea acestuia, instruirea in sensul atentiei acordate consumatorului;
Prezenta fizica - decorul, ambianta in care e prezentat serviciul sunt puncte importante;
Procesul - eficienta procesului este ceea ce ofera beneficiile cele mai mari consumatorului. Eficienta poate fi masurata prin performanta atinsa, de exemplu chestionare adresate consumatorilor.
Strategia de marketing
Pasii unei strategii de marketing
Stabileste clar misiunea - acesta este firul rosu al intregii strategii. Spune clar ca organizatia are o politica orientata spre piata, spre satisfacerea cerintelor consumatorilor.
Cercetarea de marketing
Rspunde la intrebarile de baza:
Cine sunt consumatorii? Ce stii despre nevoile, dorintele, preferintele lor, despre stilul lor de viata?
Ce beneficii asteapta consumamtorii de la tine? Ce le poti oferi, ...la un pret...pe care concurenta nu si-l permite?
In ce fel esti diferit de concurenta? De ce esti diferit?
Ce schimbari aduci? Cum?
Stabileste obiective strategice
Penetrarea pietei
Dezvoltarea pietei
Dezvoltarea produsului
Castigarea unor noi piete
Segmentarea consumatorilor
Considera consumatorii grupuri de oameni care impartasesc aceleasi nevoi. Deci raspund in acelasi mod la ele.
Stabileste planuri de activitati, bugete, programe.
Stabileste responsabilitati pentru fiecare persoana in parte.
Monitorizeaza desfasurarea proiectului.
Stabileste indicatori pentru a masura si controla obiectivele propuse.
Comunicatul de presa
In momentul in care vrei sa-ti faci cunoscuta afacerea vei organiza o lansare si vei dori probabil ca presa sa fie prezenta la eveniment. Ceea ce conteaza foarte mult pentru jurnalisti nu este forma si stilul comunicatului, ci continutul sau, de unde sa reiasa clar toate datele de care are nevoie reporterul.
Titlul
Scopul principal al titlului este sa atraga atentia celui ce citeste comunicatul si in acelasi timp sa exprime in cateva cuvinte continutul comunicatului. Multe comunicate ajung la cosul de gunoi fara a fi citite, si asta pentru ca titlul nu a stimulat atentia cititorului. Totusi, daca folosesti expresii de tipul: "cea mai tare firma", "cele mai bune produse", este foarte probabil ca persoana care citeste sa nu treaca mai departe de titlu. Incearca sa fii in acelasi timp scurt si convingator.
Primul paragraf
Este un sumar al lansarii, de fapt e cea mai importanta sectiune a comunicatului; in presa mai este denumit si "lead". In 3-4 randuri, maxim 5, se stabileste concis Cine, Ce, Cand, Unde, Cum si uneori De ce.
O regula importanta in mentionarea momentului si locatiei este sa precizezi intai momentul larg (23 iunie) apoi momentul exact (intre orele 10.00-11.30), si apoi locatia (adresa exacta, cu puncte de reper daca este nevoie).
Nu uita sa eviti frazele ample, foloseste propozitii si/sau fraze scurte. In acelasi timp, leadul este cel care-l convinge pe jurnalist sa vina la lansare, deci va trebui sa precizezi de ce este lansarea firmei tale importanta. Nu este suficient sa informezi, trebuie sa convingi.
Spre exemplu:
"Lansarea firmei X va avea loc pe data de 23 iunie 2002 intre orele 10.00 si 11.30 la adresa strada Y, nr.3 (vis-a-vis de policlinica, teatru etc. ). Este prima firma de acest gen din oras si clientii nostri vor beneficia de gratuitate toata ziua."
Cuprinsul comunicatului
Dupa ce te-ai asigurat ca jurnalistul va afla informatiile esentiale din primul paragraf, poti sa treci la elementele secundare, prezentate tot sub forma unor paragrafe scurte. Acestea vor avea la inceputul lor elementele noi si la final elemente cunoscute din lead.
Practic, scopul cuprinsului este sa dezvolte informatiile sumare din lead, aducand detalii in plus:
"Firma X apare ca raspuns necesar la lipsa unor astfel de produse/servicii in orasul nostru. Clientii nostri vor avea posibilitatea sa beneficieze de produsele/serviciile noastre gratuit in ziua lansarii.
In deschiderea lansarii va avea loc un scurt discurs al managerului Popescu, care va explica de ce este nevoie de firma X in oras. La finalul lansarii, in jurul orei 11.30, vor avea loc discutii cu primii clienti ai firmei, care au avut in prealabil ocazia sa testeze produsele/serviciile noastre."
Tonul trebuie sa fie factual, neutru. Este bine sa eviti orice tip de elemente care ar putea sugera o pozitie subiectiva, cum ar fi calificativele, superlativele etc..
Informatiile vor fi desfasurate in ordinea descrescatoare a importantei
Redactarea
- Este recomandat sa utilizezi o pagina format A4 si sa scrii pe o singura parte a foii;
- Incearca sa te incadrezi in cel mult doua pagini; un comunicat bun este totusi redactat pe o singura pagina, cea de-a doua aparand doar in situatia in care partea de final nu mai poate fi incadrata;
- Nu se folosesc sublinieri, nici macar pentru titlu.
Asezare in pagina
Sigla firmei
Numar de cod
Pentru difuzare imediata/
Embargo pana la data...
Data emiterii
Persoana destinatara (In atentia d-lui, d-nei...)
Comunicat de presa
Titlu
Leadul (maxim 5 randuri)
...
Cuprinsul comunicatului
...
Persoana de contact
Nume, Prenume, Adresa
Telefon, Fax
Persoana care semneaza comunicatul
Nume, Prenume
Functie, Semnatura
Elementele comunicatului
- sigla firmei cuprinde numele complet, adresa, telefon (si fax); poti folosi optiunea de antet pentru a da un caracter oficial comunicatului; plasamentul clasic este stanga-sus
- numarul de cod este dat de firma pentru fiecare comunicat emis in scopul contorizarii si arhivarii sau al clasificarii. Un exemplu poate fi 2pr/2002, adica al doilea comunicat in scopuri de promovare pe anul 2002; plasament stanga-sus sub sigla
- difuzare imediata/embargo constituie optiunea ta referitoare la momentul in care textul poate fi facut public; in general optiunea de embargo nu se utilizeaza decat in cazuri speciale, din moment ce ai trimis comunicatul se presupune ca vrei sa faci publica o anumita informatie imediat
- data emiterii are importanta pentru jurnalist, usurandu-i acestuia sarcina de a identifica evenimentul in timp; plasament dreapta-sus
Difuzarea comunicatului
- trimite comunicatul publicatiilor sau posturilor radio/TV care se adreseaza publicului tinta al firmei tale (presa specializata), dar si presei locale;
- informeaza-te in privinta jurnalistilor carora le vei trimite comunicatul; este contraindicat sa trimiti un comunicat la intamplare intr-o redactie, aproape sigur va ajunge la cosul de gunoi fara a fi citit; adreseaza-te unui anumit jurnalist, al carui nume trebuie specificat inainte de inceperea textului.
- momentul transmiterii: comunicatul pe care il vei trimite este de tip "invitatie" si poate fi trimis cu 7-14 zile inainte de evenimentului; poti sa trimiti si un comunicat de reamintire cu 3 zile inaintea lansarii ca sa fii sigur ca persoanele chemate nu au uitat si vor fi prezente; pentru a te asigura ca comunicatul tau a ajuns la destinatie, urmeaza-l cu un telefon.
Management financiar
Managementul financiar este o activitate destul de neglijata in cadrul firmelor. Acest lucru nu poate avea decit dezavantaje.
O evidenta contabila "la zi" si o buna cunoastere a mersului banilor ofera o mare credibilitate firmei in relatiile cu partenerii, cu finantatorii si cu institutiile statului.
Lumea cifrelor apare insa ca fiind foarte incurcata pentru noi, iar contabili sunt vazuti ca niste zei(sau ca niste farisei). Desi consultarea sau angajarea unui contabil este necesara, un bun manager trebuie sa stie sa obtina de la acesta informatiile necesare pentru a lua decizii.
Bugetele, balantele contabile, evaluarile ti se par foarte complicate. Afla ca, de fapt, sunt la indemana oricui.
Introducere in managementul financiar
In prezent, patronii si managerii unor mici intreprinderi trebuie sa invete macar bazele managementului financiar. Daca astepti ca altcineva din organizatie sa se ocupe de partea financiara, n-o sa ai parte decat de probleme. Aptitudinile de baza ale unui manager financiar incep in punctele critice: gestionarea banilor si contabilitatea, care trebuie sa fie supusa unor controale financiare pentru a asigura bunul mers al organizatiei.
Managerii noilor intreprinderi mici si mijlocii trebuie sa invete sa genereze rapoarte financiare, sa le analizeze si sa inteleaga stadiul in care se afla afacerea din punct de vedere financiar. Analiza financiara arata situatia reala a afacerii - vazut in acest fel, managementul financiar este cea mai importanta parte a managementului. Acest modul te va ajuta sa intelegi practicile de baza ale managementului financiar si sa iti construesti un sistem de practici absolut necesare pentru sanatatea afacerii tale.
Cuprins
Inceputul
1. Angajarea unui contabil (daca e nevoie)
2. Achizitionarea unui soft de contabilitate
3. Angajarea unui consultant bancar
Activitati critice in managementul financiar
1. Gestionarea unui buget
2. Gestionarea cash flow-ului (previzionari de numerar)
I. Inceputul
Angajarea unui contabil (daca e nevoie)
Daca nu ai prea multa experienta in ceea ce priveste managementul financiar, atunci ar trebui sa angajezi pentru inceput un contabil. El te va ajuta sa pui pe picioare un sistem de evidenta contabila, va emite rapoarte financiare si va face niste analize. Dar nu te astepta ca acest contabil sa preia intreaga responsabilitate pentru managementul financiar. El te va ajuta sa realizezi acel sistem de evidenta, dar tu va trebuie sa-l duci mai departe, si asta in masura in care vei putea sa intelegi datele financiare pentru a lua cele mai bune decizii de management.
Achizitionarea unui soft (program) de contabilitate
Ia in considerare posibilitatea achizitionarii unui soft de contabilitate ca pe o solutie foarte buna pentru afacerea ta! Exista multe softuri de contabilitate care iti pot facilita gestionarea unui sistem de evidenta financiara. Aceste softuri realizeaza automat balante contabile, emit si analizeaza rapoartele financiare. Mai mult decat atat, reduc considerabil timpul acordat gestiunii contabile. Nu uita ca trebuie sa ai macar o intelegere de baza a procesului contabil, in special conturile cu care operezi. Trebuie sa intelegi rapoartele financiare; un soft nu poate sa faca asta in locul tau!
Angajarea unui consultant bancar
In mod sigur va trebui sa-ti deschizi un cont in banca pentru a incepe afacerea. Si cum esti la inceput si nu ai prea multi bani, nu ti-ai dori sa platesti prea multe taxe. Intrebarea care apare este: care e cea mai buna banca pentru afacerea mea? Va trebui sa afli pachetele de servicii ale bancilor importante cu sucursale in orasul tau, sa le compari si sa alegi (pentru adresele de web sau de e-mail ale catorva dintre aceste banci, vezi Resurse financiare - surse de creditare).
II. Activitati critice in managementului financiar
Gestionarea bugetului
Multi intreprinzatori isi conduc afacerea fara a avea o viziune unitara asupra ei. In incercarea lor de a supravietui de la saptamana la saptamana sau de la luna la luna, ei omit un instrument foarte important - bugetul. Ai plecat vreodata intr-o calatorie fara sa te gandesti ce vei avea nevoie pe drum, cum vei transporta totul, etc.? Nu. Ei bine, la fel e si in afaceri - un buget e ca o harta care te ajuta sa mergi pe drumul cel bun.
In cadrul afacerilor mici si mijlocii, un buget te ajuta sa vezi toate aspectele planului tau de afaceri. Vei avea o imagine financiara a firmei si vei putea realiza un plan de afaceri realist si tangibil.
In momentul in care vei fi definitivat bugetul, vei avea la indemana cel mai util instrument managerial, care te va ajuta sa urmaresti luna de luna progresul afacerii tale.
La ce iti foloseste un buget?
Bugetul este transpunerea in cifre a planului tau de afaceri. In forma lui cea mai simpla, bugetul este o previzionare a veniturilor si cheltuielilor. Inca de la inceput bugetul te va ajuta sa justifici fiecare activitate planuita pentru o perioada determinata. Daca stii ce costuri vei avea pentru fiecare din activitatile tale, vei putea preveni orice problema financiara.
La sfarsitul perioadei bugetate trebuie sa compari obiectivele propuse cu rezultatele concrete. Transforma aceasta activitate intr-un obicei in firma ta. Nu trebuie sa fie ceva foarte elaborat; e nevoie doar de o simpla comparatie, pe care apoi o vei analiza. Va trebui sa gasesti cauzele care au dus, de exemplu, la cheltuieli mai mari decat cele previzionate si sa le eviti pe viitor.
Pentru a determina daca scopul propus este tangibil, va trebui sa-ti previzionezi costurile fixe si costurile variabile.
Luand in considerare cele trei elemente - profitul previzionat, costurile fixe si costurile variabile - vei putea determina nivelul venitului asteptat. Cele mai multe afaceri incep printr-o previzionare a profitului si chiar printr-o previzionare a vanzarilor.
In realizarea bugetului, adu-ti aminte ca fara informatie sigura, bugetarea se face pe ghicite. Daca nu ai mai facut un buget pana acum, nu ezita sa consulti un contabil sau un grup de discutii on-line (vezi si Internet pentru afaceri)
Gestionarea cash-flow-ului (previzionari de numerar)
Ce sunt banii lichizi?
Banii gheata sunt banii pe care ii ai in banca sau in firma. Ai mereu nevoie de bani lichizi: pentru a plati salariile, chiria, taxele. Un profit mare nu inseamna ca ai mai multi bani lichizi. O lectie pe care toti antreprenorii trebuie sa o invete este diferenta dintre bani lichizi si profit. Profitul reprezinta acei bani pe care te astepti sa ii ai daca toti clientii platesc la timp si daca ti-ai impartit corect costurile pentru perioada respectiva. Banii lichizi sunt acei bani pe care trebuie sa-i ai mereu pentru a tine afacerea pe picioare, timp in care te ocupi de aducerea profitului. Pe termen lung, profitul unei firme poate fi foarte mic daca banii lichizi nu au un nivel pozitiv. Nu poti cheltui profit, cheltuiesti bani!
Ce este cash-flow-ul (previziunea de numerar)?
Cash-flow-ul se refera pur si simplu la intrarile si iesirile de bani in cadrul firmei tale pe o perioada determinata de timp. Gestionarea acestor intrari si iesiri de bani lichizi reprezinta una din principalele sarcini ale unui intreprinzator. Iesirile de bani sunt masurate prin chitantele pe care le scrii atunci sand platesti salariile, chiria si creditorii. Intrarile sunt acei bani pe care ii primesti de la clienti, debitori si investitori.
Cash-flow-ul pozitiv
Daca banii care intra in firma sunt mai multi decat cei care ies, firma are un cash-flow pozitiv. Cash-flow-ul pozitiv este un lucru foarte bun pentru firma si singura grija e de a gestiona banii in plus! Precum sanatatea, te ingrijoreaza cash-flow-ul pozitiv doar atunci cand nu-l ai.
Cash-flow-ul negativ
Atunci cand banii care ies din firma sunt mai multi decat cei care intra se cheama ca ai un cash-flow negativ. Cash-flow-ul negativ poate fi cauzat - de exemplu - de necolectarea la timp a banilor de la clienti. Trebuie gasite solutii rapide pentru a evita intrarea firmei in incapacitate de plata.
Componentele cash-flow-ului
Cash-flow-ul are, in mod normal, trei componente:
1. Cash-flow-ul operational
Cash-flow-ul operational este cel generat de operatiuni interne. Sunt banii proveniti din vanzarea produsului sau serviciului firmei tale. Acesta este cea mai importanta sursa de venit si pentru ca este generata intern, inseamna ca ai si control asupra ei.
2. Cash-flow-ul de investitii
Acestia sunt banii generati intern, dar din activitati non-operationale. Cash-flow-ul de investitii include baniii investiti in echipament, in mijloacele fixe. Aceste investitii reprezinta profitul tau pe temen lung.
3. Cash-flow-ul financiar
Acestia sunt banii proveniti din surse externe: debitori, investitori, actionari. Acorzi un imprumut, platesti un imprumut, platesti dividente si toate aceste activitati trebuie trecute in cash-flow-ul financiar.
Gestionarea eficienta a cash-flow-ului
Pentru a evita sa scoti bani din buzunar cind apare o factura neasteptata, trebuie sa gestionezi eficient cash-flow-ul. Acest lucru presupune:
- Sa stii cind, de unde si cum apar nevoile de bani lichizi
- Sa stii care sunt cele mai bune surse de obtinere a banilor in cazul unor nevoi aditionale de bani lichizi
- Sa fii pregatit sa intimpini aceste nevoi si sa pastrezi relatii bune cu banca si ceilalti creditori.
Primul lucru pe care trebuie sa-l faci pentru a evita o criza financiara este o previzionare de numerar. Un antreprenor inteligent stie ca previziunile de numerar se fac atat pe termen scurt (saptamanal, lunar) pentru a gestiona eficient banii zi de zi, cat si pe termen lung (anual, pe 3-5 ani) pentru a putea elabora strategia firmei.
Sa auzim numai de bine!
